Dauer und Ort der Aufbewahrung ergeben sich aus der Gesetzgebung. Je nach spezialgesetzlichen Regelungen liegt die Dauer der Aufbewahrung von Krankenunterlagen zwischen 10 und 30 Jahren. Es empfiehlt sich eine Aufbewahrung von 30 Jahren im Hinblick auf die Verjährungsfristen des BGB.

Gesetzliche Regelungen zur Dauer der Aufbewahrung

• (Muster-) Berufsordnung für die deutschen Ärztinnen und Ärzte:
  -MBO-Ä1997 § 10 Abs. III
• Röntgenverordnung, Strahlenschutzverordnung:
  -RöV §28 Abs.4 / StrlSchV §43 Abs. 3
• Gesetz zur Bekämpfung der Geschlechtskrankheiten:
  -§ 10 Abs. 1 Satz 2
• Richtlinien für die Bestellung von Durchgangssärzten v. 1963 1986:
  -C.4
• Transfusionsgesetz 1998
  - TFG § 1 f Abs. 1. § 8 Abs. 3. § 14 Abs. 3. § 36 Nr. 1
• Apothekenbetriebsordnung:
  -ApBetrO §17 Abs.6a
• Gesetz über d. Organspende, Entnahmen u. Übertragung von Organen:
  TPG § 15, § 4 Abs. 4, § 5 Abs.2 Satz 3. § 8 Abs.2 Satz 3 und Abs. 3
  Satz 2
• Bürgerliche Gesetzbuch
  -BGB §195

Art der Unterlage Aufbewahrungsfrist in Jahren

• Ambulanzberichte 10
• Anlagebücher und -Vermögenskarteien 10
• Anlagennachweise 10
• Anlagenverzeichnisse 10
• Anlagenzu- / -abgangsmeldungen 6
• Arbeits- und Organisationsabläufe 10
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 1
• Aufhahmeanzeigen 10
• Auftrags- und Bestellunterlagen 6
• Ausgangsrechnungen 6
• BAB mit Belegen (soweit Unterlagen zur Inventarbearbeitung) 6
• Bankauszüge 6
• Baubücher 10
• Behandlungskarten Physikalische Therapie 5
• Belege (soweit Buchungsunterlagen) 6
• Beratung vor Schwangerschaftsabbruch (Durchschrift des Nachweises) 2
• Berechtigungsscheine
  • Gesundheitsuntersuchungen 2
  • Kinder - Krankheitsfrühuntersuchungen 2
  • Krebsfrüherkennungsuntersuchungen 2
• Bestandsunterlagen 10
• Betäubungsmittel (BTM)
  • Rezeptdurchschriften 3
  • Karteikarten 3
  • Verschreibungsbücher (ab der letzten Eintragung) 3
  • Betäubungsmittelbuch 30
• Bewertungsunterlagen 6
• Blutkonservenachweise 15 (§314 Abs 3 TFG9
• Briefe (eigene und fremde) 10
• Buchungsanweisungen, -unterlagen 6
• Buchungsbelege
  • mit Grundbuchfunktion - 10
  • sonstige - 6
• Darlehensunterlagen 6
• D-Arzt Behandlungsunterlagen einschließlich Röntgenbilder 15
• Datenflusspläne 10
• Depotauszüge, -bestätigungen 6
• Eingangsrechnungen 6
• Einweisungen (Durchschrift) 10
• EKG und EEG Auswertungen 10
• Endoskopische Untersuchungsbögen 10
• Entlassungs- und OP-Berichte 10
• Eröffnungsbilanzen 10
• Fehlerbehandlungsanweisungen (EDV) 10
• Frischplasmanachweise 10
• Gebäude- und Grundstücksunterlagen (soweit Inventare) 10
• Geburtsanzeige 30
• Gehaltslisten V-konten 6
• Geschäfts-/Lageberichte 10
• Geschlechtskrankheiten (Aufzeichnungen über die Behandlung von) 5
• Gesundheitsuntersuchungen (Durchschrift der Dokumentation) 5
• Grundbücher 10
• Gutachten 10
• GuV-Rechnungen 10
• Handels- und Geschäftsbriefe 6
• Hauptbücher 10
• Hilfsbücher, 6
• Honorarabrechnungen 6
• Inventare und -nachweise 10
• Inventuren und -nachweise 10
• Karteikarten 10
• Kassenbelege 6
• Kassenbücher 10
• Kinder-Krankheitsfrüherkennung Ul - U 10 (ärztliche Aufzeichnung in Kartei) 10
• Konten 10
• Kontenpläne 10
• Kontoauszüge 6
• Krankenakten (stationäre Patienten) 30
• Krankenhausberichte 10
• Krebsfrüherkennungsuntersuchungen 5
• Kreditunterlagen 6
• KV - Endabrechnungsunterlagen
  • Arztrechnung 6
  • Honorarbescheid 6
  • Kontoauszug 6
• Laborbefunde 10
• Laborbuch 10
• Labor - externe Qualitätssicherung (Zertifikate für Ringversuche) 5
• Labor - interne Qualitätssicherung (Kontrollkarten) 5
• Lagerberichte 10
• Lagerbücher 10
• Lohnbelege 6
• Lohnkonten 10
• Mahnvorgänge 6
• Mitternachtsbestandslisten 10
• Notfall- und Vertreterscheine (Durchschrift des Musters 19) 10
• Organisationsunterlagen zu Handelbüchern 10
• Perinatalerhebungsbögen 10
• Personalgesundheitsuntersuchungen 30
• Programmbeschreibungen (EDV)
  • als Bilanzunterlagen - 10
  • als Buchungsunterlagen - 6
• Quittungen (soweit Buchungsbelege) 6
• Rechnungen 6
• Reisekostenabrechnung 6
• Röntgenbefunde 10
• Röntgenbilder 10
• Röntgenbilder BG-Fälle 10
• Saldenbestätigung 6
• Saldenlisten (zum Schluss des Geschäftsjahres) 10
• Schecks 6
• Sonografiebefunde/-bilder 10
• Sterbefallanzeige 30
• Steuerunterlagen 6
• Strahlenbehandlung (Aufzeichnungen und Berechnungen) 30
• Unfallopfer (Unterlagen über ein) 20
• Verträge, Vertragsunterlagen (soweit handeis- und steuerrechtlich von Bedeutung) 6
• Warenein- und -ausgangsbücher 10
• Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsunterlagen) 6
• Zahlungsanweisungen 6
• Zahlungs- und Vollstreckungsbefehle (Mahn- und Vollstreckungsbescheide) 6
• Zinsrechnungen 6
• Zytologische Befunde 10
• Zytologische Präparate 3